Privacyverklaring

De gemeente moet ervoor zorgen dat persoonsgegevens alleen voor een duidelijk omschreven doel worden verzameld en verwerkt. De wet schrijft voor dat alleen onder deze zes grondslagen persoonsgegevens verwerkt mogen worden.

De zes grondslagen zijn:

1. Toestemming;
2. Uitvoering van overeenkomst;
3. Wettelijke verplichting;
4. Vitale belangen;
5. Algemeen belang;
6. Uitoefening van openbaar gezag of gerechtvaardigde belang. 

De gemeente is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te bewaren. De gemeente heeft bijvoorbeeld persoonsgegevens nodig voor het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken zoals:

• Het beoordelen van uw aanvraag;
• Het regelen van uw betaling;
• Om u te kunnen bellen als dit nodig is;
• Om u te informeren over veranderingen van onze diensten en producten;
• Om iets bij u thuis te brengen;
• Als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, het verzamelen van gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

Vanuit de Wet Politiegegevens verwerkt de gemeente politiegegevens voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld:

• Het schrijven van een proces-verbaal als u een strafbaar feit heeft gepleegd;
• Het behandelen, opschrijven en afronden van betalingen die te maken hebben met het proces-verbaal, zoals het toekennen van bezwaren, het toepassen van de coulanceregering, toepassen van verminderingen en betalingsregelingen;
• Onderzoeken naar en opsporen van daders van strafbare feiten;
• Opsporing van daders van spuugincidenten om vervolging door het Openbaar Ministerie mogelijk te maken. 

In het kader van de Wet Politiegegevens (Wpg) verwerkt de gemeente Smallingerland uw gegevens in drie domeinen:

1. Openbare ruimte- de gemeente Smallingerland verwerkt uw gegevens bij overtreding voor de strafrechtelijke handhaving in de Openbare Ruimte op basis van artikel 8 van de Wpg. 
2. Leerplicht- de gemeente Smallingerland verwerkt uw gegevens voor de strafrechtelijke handhaving van de Leerplichtwet, wanneer u deze overtreedt op basis van art. 8 Wpg. 
3. Werk, inkomen en zorg- de gemeente Smallingerland verwerkt uw gegevens voor de strafrechtelijke handhaving van sociale wetgeving zoals de Participatiewet op basis van artikel 9 van de Wpg. 

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het desbetreffende doel. Op deze manier wordt voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken inwoner zoveel mogelijk beperkt.

Om de dienstverlening zo goed mogelijk te laten verlopen verzameld de gemeente persoonsgegevens. Welke type persoonsgegevens hangt af van het doel van de verwerking waar wij uw gegevens voor nodig hebben. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

• Naam, adres en woonplaats;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Burgerlijke staat;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

In sommige noodzakelijke gevallen gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u. Dit zijn bijvoorbeeld: 

• Gegevens over uw bank en bankrekeningnummer;
• Informatie over uw gezondheid;
• Uw Burgerservicenummer (BSN);
• Financiële gegevens.

Voor de Wet Politiegegevens kan de gemeente de volgende gegevens verzamelen: 

• Contactgegevens;
• Geboorteplaats en geboortedatum;
• Burgerservicenummer (BSN)
• Identiteitsbewijs en identiteitsnummer;
• Financiële gegevens. 

De gemeente Smallingerland verwerkt geen persoonsgegevens zonder reden. Dit houdt in dat de gemeente ervoor zorgt dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige reden verwerkt, namelijk toestemming, uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting, bescherming vitale belangen, algemeen belang/openbaar gezag, of gerechtvaardigd belang. In de meeste gevallen verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de invulling van een wettelijke verplichting, een taak van algemeen belang of omdat dit noodzakelijk is om de publieke taken uit te kunnen voeren. De gemeente Smallingerland maakt momenteel geen gebruik van geautomatiseerde besluiten. Indien dit in de toekomst wel aan de orde is dan is de gemeente verplicht om dit te communiceren.  

Onder de Wet Politiegegevens verwerkt de gemeente politiegegevens onder een wettelijke verplichting. De boa's verwerken hierdoor politiegegevens op grond van: 

• Wetboek van Strafvordering;
• Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar;
• Algemene Plaatselijke Verordening (APV)
• Leerplichtwet

Wij werken voor de uitoefening van onze taken en verantwoordelijkheden samen met partners buiten de organisatie van de gemeente Smallingerland. Dit kunnen andere overheidsinstanties zijn of in sommige gevallen private partijen. In bepaalde gevallen delen wij persoonsgegevens met andere organisaties. Het delen of uitwisselen van persoonsgegevens met andere organisaties of partijen vind plaats op basis van een geldige grondslag, hierbij wordt rekening gehouden met geldende wet- en regelgeving. Wanneer persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verstrekt, zal dit in overeenstemming plaatsvinden met de vereisten uit de wet. Ook zullen er dan afspraken met desbetreffende partijen worden gemaakt en passende maatregelen getroffen voor betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige uitwisseling van persoonsgegevens. 

Wij vinden een open dienstverlening belangrijk en houden daarom een AVG en Wet Politiegegevens register van de verwerkingsactiviteiten bij. Wij verwerken de volgende gegevens in het AVG-register. 

• Wat is het doel van de gegevensverwerking;
• Welke persoonsgegevens worden er verwerkt; 
• Van wie hebben we persoonsgegevens gekregen;
• Wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking 
• Wie betrokken zijn bij de gegevensverwerking;
• Aan wie de persoonsgegevens mogelijk worden verstrekt;
• Welke besluiten geautomatiseerd worden genomen;
• De bewaar- en vernietigingstermijnen;
• De getroffen beveiligingsmaatregelen.

In het Wet Politiegegevens register verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken en de Functionaris Gegevensbescherming;
• Wat het doel is van de verwerking;
• Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen;
• In voorkomend geval, gebruik van profilering;
• Aan wie de politiegegevens eventueel worden verstrekt;
• Welke reden geldt voor de verwerking;
• De bewaar- en vernietigingstermijn;
• De getroffen beveiligingsmaatregelen;
• Toekenning van autorisaties. 

Verwerkers en Ontvangers

• Om de dienstverlening ten opzichte van de burger zo goed mogelijk te laten verlopen maken wij bij de verwerking van persoonsgegevens soms gebruik van de diensten van andere partijen, zoals:
• Zorgaanbieders;
• Maatschappelijke dienstverleners;
• UWV;
• Re-integratiebureaus.

Met alle samenwerkingspartijen worden goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. Deze afspraken staan in de wet, in een samenwerkingsovereenkomst of in een verwerkingsovereenkomst. 

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de gemeente uw politiegegevens aan derden verstrekt. Denk bijvoorbeeld aan instanties zoals: 

• het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB);
• het Openbaar Ministerie (OM);
• de politie;
• bureau Halt;
• de raad voor de Kinderbescherming.

Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om wettelijke taken goed uit te kunnen oefenen, of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. De AVG stelt geen duidelijke bewaartermijnen voor persoonsgegevens. De regels omtrent de bewaartermijnen staan in de Archiefwet en deze regels zijn voor de gemeente uitgewerkt in de zogenaamde 'selectielijst'. 

De gemeente streeft ernaar om persoonsgegevens niet langer dan nodig te bewaren. Mocht er toch geen sprake zijn van een duidelijke bewaartermijn, dan kan de gemeente zich richten op de selectielijsten van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Wanneer de bewaartermijn is verlopen, is de gemeente verplicht om de documenten te vernietigen. In uitzonderlijke gevallen wordt overheidsinformatie voor altijd bewaard. 

Gegevens die verzameld worden op basis van Artikel 8 van de Wet Politiegegevens mogen tot vijf jaar na de eerste verwerkingsdatum met een gerichte zoekvraag worden bekeken en verwerkt. Hierna mogen ze vijf jaar bewaard worden en daarna moeten ze worden verwijderd. In totaal worden deze gegevens dus voor 10 jaar bewaard. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: 

• Naam
• Adres
• Kenteken

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u wettelijk gezien beroep doen op een aantal rechten, namelijk: 

• Recht op duidelijk informatie- U heeft het recht om aan de gemeente te vragen of van u persoonsgegevens worden verwerkt;
• Recht op inzage- U heeft de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt; 
• Recht op rectificatie en aanvulling- Als duidelijk wordt dat persoonsgegevens niet kloppen, kunt u een verzoek indienen bij de gemeente om dit veranderen; 
• Recht op beperking van de verwerking- U heeft het recht aan de gemeente te vragen om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken; 
• Recht op vergetelheid- In gevallen waar u toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;
• Recht op bezwaar- U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen.

Onder de Wet Politiegegevens zijn uw rechten anders dan die onder de AVG. In dit geval heeft u het recht om politiegegevens die de gemeente onder de Wet Politiegegevens van u verwerkt te bekijken. Daarvoor kunt u ook schriftelijke of online een aanvraag indienen. 

De rechten die u heeft onder de Wet Politiegegevens zijn:

• Recht op inzage;
• Recht op rectificatie en aanvulling;
• Recht op vergetelheid

Wanneer u gebruik wilt maken van deze rechten kunt u hiervoor een rechtenverzoek bij ons indienen. Soms komt het voor dat er persoonsgegevens van jongeren onder de 16 jaar worden verwerkt. Ook minderjarigen kunnen een beroep doen op de privacy rechten. Als minderjarige heb je de volgende privacy rechten: 

• Inzage: Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben;
• Correctie: Als je gegevens niet goed of onjuist zijn, dan kun je ons vragen om deze te verbeteren, wijzigen of aanvullen;
• Verwijdering: Je kunt ons vragen om je gegevens te verwijderen. Houd er wel rekening mee dat we sommige gegevens misschien voor een andere wet wel moeten bewaren;
• Bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik of misbruik van jouw gegevens;
• Menselijke oog: Een menselijk oordeel bij eventueel geautomatiseerd gebruik van je gegevens;

Het indienen van een inzage kunt u op twee manieren doen; 

1. Per brief aan: College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Smallingerland t.a.v. Team Concern, Postbus 10.000 9200 HA Drachten
2. Door het invullen van een online verzoekformulier

AVG verzoek indienen

Wpg verzoek indienen

Dient u het verzoek schriftelijk in, dan moet u zich nog wel bij ons legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Dit kunt u doen door naar het gemeentehuis te komen en daar uw identiteitsbewijs te laten zien onder vermelding van het zaaknummer dat u krijgt bij de ontvangstbevestiging, of door een kopie van uw identiteitsbewijs te sturen via e-mail of post. Wanneer u een kopie van uw identiteitsbewijs per e-mail of post naar ons toestuur dan raden wij u aan om gebruik te maken van Kopie-ID applicatie van de Rijksoverheid. Vergeet hierbij niet uw BSN/Pasfoto/MRZ code door te strepen. 

Zijn er kosten aan verbonden? 

Ons uitgangspunt is dat wij geen kosten bij u in rekening brengen voor de behandeling van uw verzoek. Als uw verzoek buitensporig is of steeds opnieuw wordt ingediend, kunnen wij wel een kleine vergoeding bij u in rekening brengen of weigeren gevolg te geven aan uw verzoek. 

In het verzoek moet u zo duidelijk mogelijk aangeven wat u precies vraagt of wilt. U ontvangt in beginsel binnen één maand een beslissing op uw verzoek. Indien uw verzoek ingewikkeld is, kunnen wij de beantwoordingstermijn met twee maanden verlengen. Indien u het niet eens bent met de beslissing kunt u hiertegen bezwaar en beroep instellen.

Als u beroep doet op uw rechtenverzoek dan kunt u opvragen welke persoonsgegevens binnen de gemeente. U ontvangt dan een overzicht met: 

• De categorieën van persoonsgegevens;
• De ontvangers van die persoonsgegevens;
• Het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt;
• De herkomst van de gegevens. 

U kunt geen gebruik maken van deze rechten als het gaat om gegevens in bij wet ingestelde openbare registers. Voor correcties BRP neemt u contact met de afdeling Publiek, eenheid Klantcontact. Ook kunt u geen gebruik maken van het recht van verwijdering, als wij de gegevens op basis van wettelijke bepalingen moeten bewaren, bijvoorbeeld bij aanvragen om uitkering of subsidie. 

De gemeente heeft het recht om een Wet Politiegegevens verzoek af te wijzen als: 

• Het verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures zou tegenhouden;
• Het nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen;
• De openbare veiligheid in gevaar is;
• De rechten en vrijheden van anderen worden geschonden;
• De nationale veiligheid in gevaar is; 
• De gemeente de wettelijke plicht heeft deze politiegegevens te bewaren;
• Het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is. 

Ondanks de beveiligingsmaatregelen die de gemeente heeft gedaan, is het mogelijk dat er af en toe datalekken voorkomen. Er is bijvoorbeeld sprake van een datalek als persoonsgegevens (per ongeluk) in verkeerde handen zijn gekomen. Bijvoorbeeld als u een brief krijgt die niet voor u bedoeld is. Als u een datalek tegenkomt, kunt u dit melden bij onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@smallingerland.nl

Na uw melding van een datalek onderzoeken wij de oorzaak en proberen de gevolgen daarvan te beperken. Als het nodig is, wordt een melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de inwoner. De gemeente houdt een (intern) register bij waarin alle veiligheidsincidenten worden geregistreerd. 

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt u een klacht in dienen of bezwaar maken bij de gemeente via de klachtpagina of bezwaarpagina. Bij een verzoek of een klacht kan de gemeente extra informatie, bijvoorbeeld een legitimatiebewijs om uw identiteit te kunnen controleren. U hebt ook de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees hierover meer op de website van de AP.

Als u vragen heeft over de privacyverklaring van de gemeente Smallingerland dan helpen wij u natuurlijk graag verder. U kunt hiervoor contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. Voor meer informatie over hoe de gemeente omgaat met de privacy van persoonsgegevens kunt u het Privacybeleid van de gemeente Smallingerland raadplegen.