Toetsingskader Wmo gemeente Smallingerland

1.1

Iedere cliënt heeft een persoonlijk begeleidingsplan.

• De aanbieder kan aantonen dat iedere cliënt een begeleidingsplan heeft.
• De aanbieder kan aantonen dat het begeleidingsplan zo snel mogelijk wordt opgesteld en binnen 8 weken na ontvangst van de dienstverleningsopdracht wordt verstuurd naar Gemeente/Carins.

2.1.1

administratieprotocol

1.2

De cliënt heeft de regie over zijn ondersteuningsbehoefte.

• De aanbieder kan aantonen dat de cliënt op basis van het begeleidingsplan weet wat er tijdens de begeleiding gebeurt en waarom dat gebeurt. De cliënt dient te weten wat hij concreet kan verwachten van aanbieder maar ook waar hij of zij zelf aan moet werken om de doelen te behalen.
• De aanbieder kan aantonen dat het begeleidingsplan altijd in aanwezigheid van de cliënt wordt opgesteld. (Tenzij het echt niet mogelijk is dit samen met cliënt te doen, dan kan dit samen met de wettelijk vertegenwoordiger of mentor.)
• De aanbieder kan aantonen dat de cliënt binnen de kaders van het begeleidingsplan kan kiezen voor die vormen van ondersteuning die het beste aansluiten bij de eigen wensen, voorkeuren en gebruiken.
• De aanbieder kan aantonen dat er tussen de aanbieder en de cliënt afspraken gemaakt worden over de gewenste persoonlijke invulling van een groot aantal aspecten van de ondersteuning. Deze afspraken dienen beschreven te staan in het begeleidingsplan dat de aanbieder en de cliënt samen vaststellen.
• De aanbieder kan aantonen dat het begeleidingsplan voor akkoord is ondertekend door cliënt of diens vertegenwoordiger inclusief dagtekening. Indien de cliënt niet akkoord is met het begeleidingsplan dan dient het plan voor gezien te zijn ondertekend, voorzien van een inhoudelijke toelichting van cliënt op welke punten het begeleidingsplan de cliënt niet akkoord is.
• De aanbieder kan aantonen dat, indien de cliënt het wenst, mantelzorgers/naasten nadrukkelijk betrokken worden in het ondersteuningsproces. Dit wordt in het begeleidingsplan geborgd. De aanbieder vraagt de cliënt en de mantelzorgers/naasten naar de gewenste en mogelijke hulp van mantelzorgers/naasten. De aanbieder stemt de professionele ondersteuning hierop af. De aanbieder legt alle afspraken met cliënt en mantelzorgers/naasten vast in het begeleidingsplan.

2.7 PvE

2.9.1 PvE

2.9.2 PvE

1.3

De zorgaanbieder heeft de reikwijdte van de ondersteuning vastgelegd.

• De aanbieder kan aantonen dat de concrete werkafspraken en praktische afspraken omtrent de aard, de aanpak, de uitvoer en de frequentie (denk aan: datum aanvang werkzaamheden, op welke dagen, eenheden, passend in het dag/weekprogramma) van de begeleiding zijn vastgelegd in het begeleidingsplan;
• De aanbieder kan aantonen dat de door de Gemeente geformuleerde doelen en het verwachte tijdspad waarbinnen de doelen gerealiseerd moeten zijn, zijn vastgelegd in het begeleidingsplan;
• De aanbieder kan aantonen dat de verdere uitwerking van de doelen door de aanbieder in subdoelen met tijdspad is vastgelegd in het begeleidingsplan;
• De aanbieder kan aantonen dat in het begeleidingsplan omschreven staat welke begeleiding er concreet door de aanbieder wordt geboden aan cliënt en indien van toepassing diens netwerk om deze subdoelen te realiseren;
• De aanbieder kan aantonen dat in het begeleidingsplan beschreven staat hoe aanbieder bij de realisatie van de doelen gebruik gaat maken van algemene en beschikbaar voorliggende voorzieningen en het netwerk van de cliënt en andere bij de cliënt betrokken zorgverleners.
• De aanbieder kan aantonen dat in het begeleidingsplan eventuele afspraken met vrijwilligers, mantelzorgers en zorgaanbieders zijn opgenomen.

2.7.5

1.4

Het begeleidingsplan bevat doelen die enerzijds zijn afgestemd op de doelen van het ondersteuningsplan van Carins en anderzijds in samenspraak met de

cliënt zijn gemaakt.

• De aanbieder kan aantonen dat het ondersteuningsplan van de cliënt de basis is voor het op te stellen begeleidingsplan en de evaluatieverslagen.
• De aanbieder kan aantonen dat in het begeleidingsplan beschreven staat hoe de begeleiding uitgevoerd gaat worden om zo de dienstverleningsopdracht succesvol te realiseren.

2.7 PvE

1.5

De inhoud van het begeleidingsplan, waaronder de doelen, worden regelmatig geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. De aanbieder heeft hierbij aandacht voor veranderingen in de situatie van de cliënt en speelt hier actief op in.

• In het begeleidingsplan staat beschreven hoe en wanneer het begeleidingsplan met cliënt wordt geëvalueerd en bijgesteld.
• De aanbieder kan aantonen dat periodiek (minimaal 2x per jaar m.u.v. dagbesteding) de begeleiding en het begeleidingsplan met cliënt wordt geëvalueerd en dat hiervan een verslag/samenvatting gemaakt wordt. In het verslag/samenvatting dienen ieder geval de volgende gegevens opgenomen te zijn:
  1. NAW- en contactgegevens van cliënt en indien van toepassing het unieke identificatienummer van de cliënt zoals gehanteerd door de gemeente;
  2. Datum evaluatie en namen betrokkenen bij de evaluatie;
  3. Korte situatieschets;
  4. Het door de gemeente geformuleerde doel(en);
  5. Het door de aanbieder geformuleerde subdoel(en) (per doel);
  6. Een zo concreet mogelijke beschrijving van het behaalde resultaat per doel en per subdoel;
  7. Een zo concreet mogelijke beschrijving van redenen en/of oorzaken waarom doelen niet zijn behaald.

2.7.5 PvE

2.7.8 PvE

1.6

De aanbieder werkt resultaatgericht.

• In het begeleidingsplan wordt concreet beschreven hoe en in welke stappen de aanbieder het doel of de

doelen zoals gesteld door Carins gaat realiseren inclusief praktische subdoelen en een bijbehorend tijdspad.

2.7.2

1.7

De aanbieder stelt de medewerker van Carins in de gelegenheid de regie te voeren over de ondersteuning voor cliënten.

• De aanbieder kan aantonen dat de in te zetten medewerkers het signaleren als de ondersteuning niet meer passend is. Zij voeren hierover overleg met de cliënt, Carins/Gemeentelijke toegang en eventueel overige betrokken hulpverleners. Als Gemeentelijke toegang/Carins het nodig of wenselijk acht, wordt het ondersteuningsplan, de dienstverleningsopdracht en indien nodig het begeleidingsplan van de cliënt op die punten aangepast.
• De aanbieder houdt de regie over het begeleidingsplan, Gemeente/Carins over het ondersteuningsplan. Aanbieder en Gemeente leggen signalen en eventuele afspraken over aanpassingen en verbeteringen vast.

2.7.7

2.1

De aanbieder is gericht op continue kwaliteitsverbetering van de ondersteuning.

• De aanbieder kan aantonen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst in het bezit te zijn van een passend en gecertificeerd kwaliteitssysteem.
• De aanbieder kan aantonen dat de scope van het kwaliteitsmanagementsysteem afgestemd is op de producten waarvoor de aanbieder is gecontracteerd.
• De aanbieder kan aantonen dat het kwaliteitsmanagementsysteem eens in de twee kalenderjaren (los van de toetsing voorafgaand, na de start van de overeenkomst de eerste keer op uiterlijk 31 - 12-2025) onafhankelijk getoetst wordt door een IRCA7 opgeleide en gediplomeerde lead auditor.

Vanzelfsprekend moet het oordeel van deze auditor positief zijn.

2.3 PvE

en format verklaring inhoud kms

2.2

De aanbieder beschikt over een klachtenprocedure.

• De aanbieder kan aantonen dat de cliënt schriftelijk geïnformeerd is over zijn klachtenprocedure; ondersteund met een mondelinge toelichting bij de start van de dienstverlening.
• De aanbieder kan aantonen dat in het kwaliteitshandboek of andere vorm van gedocumenteerde informatie over het kwaliteitsmanagementsysteem de klachtenprocedure beschreven staat. Deze klachtenprocedure dient een onafhankelijke klachtenfunctionaris, een klachtenregistratie en een verbeterprotocol te bevatten. De klachtenprocedure dient begrijpelijk te zijn voor de cliënt ongeacht zijn of haar begripsniveau.

3.2.6 PvE

2.3.69

PvE

2.3

De aanbieder beschikt over een privacyregeling.

• In het kwaliteitsmanagementsysteem of kwaliteitshandboek staat informatie over de omgang in de praktijk met de regels die voortvloeien uit de AVG, zoals beveiliging van systemen, verklaring

gebruik persoonsgegevens en meldcode datalekken.

2.3 PvE

2.4

De aanbieder heeft een vorm van medezeggenschap voor cliënten geregeld.

• De aanbieder heeft vastgelegd hoe cliëntenparticipatie (medezeggenschap) wordt vormgegeven;

2.3 PvE

2.5

De aanbieder meet de ervaringen van cliënten.

• De aanbieder kan aantonen dat hij minimaal eenmaal per drie (3) jaar een cliëntervaringsonderzoek uitvoert.

2.3.13

PvE

2.6

Ervaringsonderzoek medewerkers.

• De aanbieder kan aantonen dat hij minimaal eenmaal per drie (3) jaar een medewerkerservaringsonderzoek uitvoert.

2.3.13

PvE

3.1

De aanbieder heeft een kwaliteitsmanagementsysteem.

• Het kwaliteitssysteem moet gelet op de grootte en omvang van aanbieder passend zijn. Daarnaast moet de scope5 van het kwaliteitsmanagementsysteem zijn afgestemd op de producten waarvoor aanbieder is gecontracteerd.
• Het kwaliteitsmanagementsysteem is vastgelegd in een kwaliteitshandboek of een andere vorm van gedocumenteerde informatie en omvat minimaal de volgende onderwerpen:
  • algemeen beleid;
  • kwaliteitsbeleid;
  • visie;
  • missie;
  • SMART geformuleerde doelstellingen aangevuld met prestatie-indicatoren voortvloeiend uit het kwaliteitsbeleid van aanbieder;

2.3 PvE

3.2

De aanbieder heeft een incidentenmeldingssysteem

• De aanbieder kan aantonen dat er beleid en een systeem is voor het vastleggen en verwerken van klachten, incidenten en calamiteiten en de wijze waarop deze leiden tot verbeteracties (PDCA).
• De aanbieder kan aantonen dat er bij calamiteiten voldaan wordt aan de verplichting om zo snel mogelijk maar binnen uiterlijk 72 uur na plaatsvinden een melding te doen bij de toezichthouder van

Gemeente via een daarvoor bedoeld formulier op de website van de Gemeente Smallingerland.

2.3 PvE

3.3

De cliënt wordt correct en respectvol bejegend.

• De aanbieder kan aantonen dat de cliënt correct en respectvol bejegend wordt.
• De aanbieder waarborgt de privacy van de cliënt volgens een opgesteld beleidskader dat ziet op bescherming van persoonsgegevens, zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• De aanbieder kan aantonen dat gedrags- en/of huisregels aanwezig zijn op locatie.

3.2.2

PvE 2.8.12

PvE

2.10 PvE

2.1.1

PvE

3.4

De aanbieder beperkt de veiligheidsrisico's. Kinderen worden beschermd tegen gevaren die hun ontwikkeling beperken.

• De aanbieder kan aantonen dat er is vastgelegd hoe er wordt omgegaan met cliëntveiligheid (agressie, medicatieveiligheid, brandveiligheid/veilige woonomgeving);
• De aanbieder kan aantonen dat de medewerker signaleert en handelt bij vermoedens van misbruik of mishandeling op de wijze zoals is vastgelegd in de van toepassing zijnde Wet Meldcode Huiselijk geweld en Kindermishandeling (zoals vertaald in de meldcode van Veilig Thuis Friesland), de meldplicht calamiteiten en de meldplicht geweld. Tevens kan de aanbieder aantonen dat er risico- inventarisatie en evaluatie toegepast wordt;
• De aanbieder kan aantonen dat er sprake is van personeel dat is geschoold in omgaan met agressie en BHV, waarbij aanwezigheid van cliënten er minimaal 1 BHV-er aanwezig is op locatie.
• De aanbieder kan aantonen dat bij iedere cliënt waarbij één of meerdere kinderen zijn betrokken, gewerkt wordt met de kindcheck en de meest recente versie van de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

2.3.5

PvE 2.1.2

PvE

5.1 PvE

3.5

De aanbieder zorgt ervoor dat een acuut onveilige situatie direct wordt opgeheven.

• De aanbieder zorgt ervoor dat zijn medewerkers adequaat handelen in geval van signalen die wijzen op bedreiging van de veiligheid van cliënt en draagt zorg dat deze signalen direct worden doorgeleid naar de Gemeente, Gemeentelijk toezichthouders of door de Gemeente aan te wijzen derde(n).
• De aanbieder zorgt ervoor dat deze signalen in overleg met de Gemeente worden omgezet in concrete acties door aanbieder dan wel door inschakeling van andere bij cliënt betrokken dienstverlenende instanties en professionals op het gebied van wonen, welzijn, participatie, hulp, ondersteuning en zorg.

5.1 PvE

3.6

De aanbieder heeft taken en verantwoordelijkheden vastgelegd conform geldende wet- en regelgeving.

• De aanbieder handelt integer en voldoet en houdt zich voorafgaand en gedurende de looptijd van de overeenkomst onverkort aan alle vigerende wet- en regelgeving waaronder niet limitatief:
  • beleidskader dat ziet op bescherming van persoonsgegevens, zoals omschreven in de AVG;
  • Register van verwerkingen, zoals omschreven in de AVG;
  • Register datalekken, zoals omschreven in de AVG;
  • Data Protection Impact Assessment, zoals omschreven in de AVG;
  • Functionaris Gegevensbescherming (FG) is aangesteld.

2.1.3

PvE 2.1.1

PvE

• De aanbieder kan aantonen te voldoen aan de voor zijn organisatie of branche van toepassing zijnde (beroeps-)codes, CAO, normen en richtlijnen.

3.7

De aanbieder heeft professionals in dienst met een verklaring omtrent gedrag (VOG).

• De aanbieder kan aantonen dat medewerkers die contacten hebben met cliënten (en daarnaast ook bestuurders en directie) in het bezit zijn van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring dient specifiek voor de betreffende functie te zijn afgegeven en is maximaal 5 jaar geldig.

Blz. 39 PvE

3.8

De zorgaanbieder beschikt over een fysieke leefomgeving en klimaat die van goede kwaliteit is.

• De aanbieder kan aantonen dat:
  • de ondersteuningslocatie waar de groepsondersteuning door aanbieder wordt geboden voldoet aan de wettelijke eisen (o.a. maar niet limitatief (brand)veiligheid en de bestemmingsvoorwaarden dat er zorg mag worden verleend op het betreffende adres),
  • de ondersteuningslocatie waar de groepsondersteuning door aanbieder wordt geboden passend, schoon, veilig, geschikt en toegankelijk is voor de doelgroep en de benodigde faciliteiten bevat voor de doelgroep.
  • deugdelijke apparatuur/hulpmiddelen waar nodig aanwezig zijn. Periodiek (volgens eventuele voorschriften van het specifieke apparaat/hulpmiddel) worden deze gecontroleerd op veiligheid.

2.10 PvE

4.1

De aanbieder maakt gebruik van vakbekwame medewerkers, wat betekent dat de medewerker passend is opgeleid en bijgeschoold.

• De aanbieder kan aantonen dat alle medewerkers voldoen aan de opleidingseisen zoals benoemd in annex 1 en annex 2 behorend bij de overeenkomst Wmo. Deze opleidingseisen staan beschreven in bijlage 1 en 2 van dit toetsingskader.

5.2 PvE

4.2

De aanbieder heeft een verantwoord personeelsbeleid.

• De aanbieder kan aantonen dat er sprake is van:
  • deskundigheidsbevordering (scholing en bijscholing)
  • een ziekteverzuimbeleid
  • het voeren van ontwikkelgesprekken met medewerkers
  • de meest actuele CAO-standaard, indien deze wordt gehanteerd
  • aanwezigheid van een vrijwilligers- en personeelsbeleid
  • kwalificering passend bij functie. Professionals weten waar hun expertise begint en eindigt
  • taken/verantwoordelijkheden van medewerkers staan beschreven en er wordt per ondersteuning vastgesteld wat de benodigde deskundigheid is
  • personeel dat is geschoold in omgaan met agressie en BHV, waarbij in aanwezigheid van cliënten er minimaal 1 BHV-er aanwezig is op locatie

2.3 blz.

26 PvE

4.3

De aanbieder maakt op een passende manier gebruik van vrijwilligers en

ervaringsdeskundigen.

• De aanbieder kan aantonen dat:
  • Ondersteunende medewerkers enkel ingezet worden na instemming van de cliënt.
  • Ondersteunende medewerkers boventallig ingezet worden, naast de professional.
  • De stagiairs altijd onder aansturing en verantwoordelijkheid van de professional werken.
  • De professional altijd de regie heeft en het aanspreekpunt is.
  • De inzet van ondersteunende medewerkers plaatsvindt in combinatie met en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de professional.
  • Er duidelijke schriftelijke afspraken gemaakt zijn over de taken en verantwoordelijkheden tussen de professional en ondersteunende medewerkers.
  • De professional het begeleidingsplan opstelt, nadat hij zelf de situatie van de cliënt en diens omgeving heeft beoordeeld.
  • Ondersteunende medewerkers nooit taken uitvoeren die uitsluitend zijn voorbehouden aan professionals.

5.4 PvE

5.1

Winsten en uitkeringen

• Gemeente accepteert niet zonder een valide opgaaf van redenen dat aanbieder excessief hoge bedrijfsresultaten (winsten) behaalt (> 5%), excessief hoge kosten, rendementen voor eigenaren/aandeelhouders en/of opbrengsten voor directie/bestuurders realiseert;
• De aanbieder voldoet aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT).

2.4. PvE

5.2

Jaarrekening en productieverantwoording

• De aanbieder publiceert de jaarcijfers op www.jaarverantwoordingzorg.nl.
• Aanbieder is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de fiscale rubricering en verantwoord jaarlijks uiterlijk in april de realisatie in het voorgaande jaar op basis van een financiële productieverantwoording in lijn met het vigerende "Algemeen Accountantsprotocol Financiële Productieverantwoording Wmo 2015 en Jeugdwet".

3.2.2.2

Offerteaanvraag

2.4 PvE

2.2.4 PvE

5.3

Declaraties

• Aanbieder declareert per kalendermaand en alleen direct aan de cliënt toewijsbare minuten en/of dagdelen die daadwerkelijk geleverd zijn.
• Declaraties worden uiterlijk binnen dertig kalenderdagen na afloop van de betreffende kalendermaand ingediend.

2.2.2 PvE

5.4

Onderaannemerschap

• De hoofdaanbieder kan aantonen dat hij minimaal 50% van de zorg zelf uitvoert.

4.1 PvE

5.5

Administratie

• De aanbieder voert een deugdelijke administratie, waarbij in ieder geval inkomsten, uitgaven, verplichtingen, cliëntdossiers en verantwoording te herleiden zijn naar bron en bestemming:
  • de geleverde inzet wordt geregistreerd;
  • de activiteiten van de aanbieder in het kader van deze overeenkomst in de bedrijfsadministratie financieel worden onderscheiden van andere activiteiten van de aanbieder;
  • c) de ontvangsten en betalingen duidelijk traceerbaar zijn naar bron en bestemming en duidelijk is wie op welk moment welke verplichtingen voor of namens de aanbieder is aangegaan.

2.2.3 PvE