Privacyverklaring

De gemeente is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te bewaren. De gemeente heeft bijvoorbeeld persoonsgegevens nodig voor het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals:

• Het beoordelen van uw aanvraag;
• Het regelen van uw betaling;
• Om u te kunnen bellen als dit nodig is;
• Om u te informeren over veranderingen van onze diensten en producten;
• Om iets bij u thuis te brengen;
• Als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, het verzamelen van gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

Vanuit de Wet Politiegegevens verwerkt de gemeente politiegegevens voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld:

• Het schrijven van een proces-verbaal als u een strafbaar feit heeft gepleegd;
• Het behandelen, opschrijven en afronden van betalingen die te maken hebben met het proces-verbaal, zoals het toekennen van bezwaren, het toepassen van de coulanceregeling, toepassen van verminderingen en betalingsregelingen;
• Onderzoek naar en opsporen van daders van strafbare feiten;
• Opsporing van daders van spuugincidenten om vervolging door het Openbaar Ministerie mogelijk te maken.

In het kader van de Wet Politiegegevens (Wpg) verwerkt de gemeente Smallingerland uw gegevens in drie domeinen:

1. Openbare ruimte - de gemeente Smallingerland verwerkt uw gegevens bij overtreding voor de strafrechtelijke handhaving in de Openbare Ruimte op basis van artikel 8 van de Wpg. 
2. Leerplicht - de gemeente Smallingerland verwerkt uw gegevens voor de strafrechtelijke handhaving van de Leerplichtwet, wanneer u deze overtreedt op basis van artikel 8 van de Wpg.
3. Werk, inkomen en zorg - de gemeente Smallingerland verwerkt uw gegevens voor de strafrechtelijke handhaving van sociale wetgeving, zoals de Participatiewet op basis van artikel 9 van de Wpg. 

Om de dienstverlening zo goed mogelijk te laten verlopen verzameld de gemeente persoonsgegevens. Welke type persoonsgegeven hangt af van het doel van de verwerking waar wij uw gegevens voor nodig hebben. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

• Naam, adres en woonplaats;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Burgerlijke staat;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

In sommige noodzakelijke gevallen gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Gegevens over uw bank en bankrekeningnummer;
• Informatie over uw gezondheid;
• Uw Burgerservicenummer (BSN).

Voor de Wet Politiegegevens kan de gemeente de volgende gegevens verzamelen:

• Contactgegevens;
• Geboorteplaats en geboortedatum;
• Omschrijving strafbare feit;
• Burgerservicenummer (BSN);
• Identiteitsbewijs en identiteitsnummer;
• Financiële gegevens.

De gemeente Smallingerland verwerkt geen persoonsgegevens zonder reden. Dit houdt in dat de gemeente ervoor zorgt dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige reden verwerkt, namelijk toestemming, uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting, bescherming vitale belangen, algemeen belang/openbaar gezag, of gerechtvaardigd belang. In de meeste gevallen verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de invulling van een wettelijke verplichting, een taak van algemeen belang of omdat dit noodzakelijk is om de publieke taken uit te kunnen voeren.

Onder de Wet Politiegegevens verwerkt de gemeente politiegegevens onder een wettelijke verplichting. De boa's verwerken hierdoor politiegegevens op grond van:

• Wetboek van Strafvordering;
• Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar;
• Algemene Plaatselijke Verordening (APV);
• Leerplichtwet.

Wij vinden een open dienstverlening belangrijk en houden daarom een AVG en Wet Politiegegevens register van de verwerkingsactiviteiten bij. Wij verwerken de volgende gegevens in het AVG register:

• Wat het doel is van de gegevensverwerking;
• Welke persoonsgegevens worden er verwerkt;
• Van wie hebben we de persoonsgegevens gekregen;
• Wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking; • Wie er betrokken zijn bij de gegevensverwerking;
• Aan wie de persoonsgegevens mogelijk worden verstrekt;
• Welke besluiten geautomatiseerd worden genomen;
• De bewaar- en vernietigingstermijnen;
• De getroffen beveiligingsmaatregelen.

In het Wet Politiegegevens register verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken en de Functionaris Gegevensbescherming;
• Wat het doel is van de verwerking;
• Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen;
• De categorieën van persoonsgegevens;
• In voorkomend geval, gebruik van profilering;
• Aan wie de politiegegevens eventueel worden verstrekt;
• Welke reden geldt voor de verwerking;
• De bewaar- en vernietigingstermijnen;
• De getroffen beveiligingsmaatregelen;
• Toekenning van autorisaties.

Verwerkers en ontvangers

Om de dienstverlening ten opzichte van de burger zo goed mogelijk te laten verlopen, werken wij als gemeente samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen, zoals:

• Zorgaanbieders;
• Maatschappelijke dienstverleners;
• Schuldhulpverleners;
• UWV;
• Re-integratiebureaus.

Met alle samenwerkingspartijen worden goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. Deze afspraken staan in de wet of in een verwerkersovereenkomst.

Soms is het nodig dat de gemeente uw politiegegevens aan derden verstrekt. Bijvoorbeeld aan:

• Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) als u uw boete niet op tijd heeft betaald;
• Het Openbaar Ministerie (OM);
• De politie;
• Bureau HALT;
• Raad voor de Kinderbescherming.

De AVG stelt geen duidelijke bewaartermijnen voor persoonsgegevens. Het doel is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Over het bewaren van gegevens kent de Archiefwet geen algemene bewaartermijn voor archiefbestanden.

In bepaalde wetgevingen, zoals de belastingwetgeving, worden er wel duidelijke bewaartermijnen genoemd. Wanneer het nodig is, is de gemeente verplicht om zich te houden aan de bewaartermijnen die genoemd staan in deze wetten. Mocht er toch geen sprake zijn van een duidelijke bewaartermijn, dan kan de gemeente zich richten op de selectielijsten. De Vereniging Nederlandse Gemeenten heeft voor deelnemende gemeenten, waaronder de gemeente Smallingerland, een selectielijst gemaakt om de bewaartermijnen vast te stellen, namelijk de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Wanneer de bewaartermijn is verlopen, is de gemeente verplicht om de documenten te vernietigen. In uitzonderlijke gevallen wordt overheidsinformatie voor altijd bewaard.

Gegevens die verzameld worden op basis van Artikel 8 van de Wet Politiegegevens mogen tot vijf jaar na de eerste verwerkingsdatum met een gerichte zoekvraag worden bekeken en verwerkt. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

• Naam;
• Adres;
• Kenteken.

Hierna mogen ze vijf jaar bewaard worden en daarna moeten ze worden verwijderd. In totaal worden deze gegevens dus voor 10 jaar bewaard.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u wettelijk gezien beroep doen op een aantal rechten, namelijk:

• Recht op duidelijke informatie - U heeft het recht om aan de gemeente te vragen of van u persoonsgegevens worden verwerkt.
• Recht op inzage - U heeft de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt.
• Recht op rectificatie en aanvulling - Als duidelijk wordt dat persoonsgegevens niet kloppen, kunt u een verzoek indienen bij de gemeente om dit te veranderen.
• Recht op beperking van de verwerking - U heeft het recht aan de gemeente te vragen om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht op vergetelheid - In gevallen waar u toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar - U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen.

Onder de Wet Politiegegevens zijn uw rechten anders dan die onder de AVG. In dit geval heeft u het recht om politiegegevens die de gemeente onder de Wet Politiegegevens van u verwerkt te bekijken. Daarvoor kunt u ook schriftelijk of online een aanvraag indienen. De rechten die u heeft onder de Wet Politiegegevens zijn:

• Recht op inzage;
• Recht op rectificatie en aanvulling;
• Recht op vergetelheid.

Wanneer u gebruik wilt maken van deze rechten kunt u hiervoor een verzoek tot inzage bij ons indienen. Het indienen van een inzage kunt u op twee manieren doen:

1. Per brief aan: College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Smallingerland t.a.v. Team Concern, Postbus 10.000, 9200 HA Drachten

2. Door het invullen van een online verzoekformulier

AVG verzoek indienen

Wpg verzoek indienen

Dient u het verzoek schriftelijk in, dan moet u zich nog wel bij ons legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Dit kunt u doen door naar het gemeentehuis te komen en daar uw identiteitsbewijs te laten zien onder vermelding van het zaaknummer dat u krijgt bij de ontvangstbevestiging, of door een kopie van uw identiteitsbewijs te sturen via e-mail of post. Wanneer u een kopie van uw identiteitsbewijs per e-mail of post naar ons toestuurt dan raden wij u aan om gebruik te maken van de Kopie-ID applicatie van de Rijksoverheid. Vergeet hierbij niet uw BSN/Pasfoto/MRZ code door te strepen.

Zijn er kosten aan verbonden?

Ons uitgangspunt is dat wij geen kosten bij u in rekening brengen voor de behandeling van uw verzoek. Als uw verzoek buitensporig is of steeds opnieuw wordt ingediend, kunnen wij wel een kleine vergoeding bij u in rekening brengen of weigeren gevolg te geven aan uw verzoek. 

Hoe werkt het?

In het verzoek moet u zo duidelijk mogelijk aangeven wat u precies vraagt of wilt. Binnen één maand na ontvangst beoordelen wij of het verzoek gerechtvaardigd is.

Als uw verzoek ingewikkeld is, kunnen wij de beantwoordingstermijn met twee maanden verlengen. Natuurlijk laten wij u dit zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand na ontvangst, weten. Als u beroep doet op uw recht op inzage kunt u opvragen welke persoonsgegevens van u bekend zijn binnen de gemeente. U ontvangt dan een overzicht met:

• De categorieën van persoonsgegevens;
• De ontvangers van die gegevens;
• Het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt;
• De herkomst van de gegevens.

U kunt geen gebruik maken van deze rechten als het gaat om gegevens in bij wet ingestelde openbare registers. Voor correcties in de BRP neemt u contact op met de afdeling Publiek, eenheid Klantcontact. Ook kunt u geen gebruik maken van het recht van verwijdering, als wij de gegevens op basis van wettelijke bepalingen moeten bewaren, bijvoorbeeld bij aanvragen om uitkering of subsidie.

De gemeente heeft het recht om een Wet Politiegegevens verzoek af te wijzen als:

• Het verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures zou tegenhouden;
• Het nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen;
• De openbare veiligheid in gevaar is;
• De rechten en vrijheden van anderen worden geschonden;
• De nationale veiligheid in gevaar is;
• De gemeente de wettelijke plicht heeft deze politiegegevens te bewaren;
• Het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.

Ondanks de beveiligingsmaatregelen die de gemeente heeft gedaan, is het mogelijk dat er af en toe datalekken voorkomen. Er is bijvoorbeeld sprake van een datalek als persoonsgegevens (per ongeluk) in verkeerde handen zijn gekomen. Bijvoorbeeld als u een brief krijgt die niet voor u bedoeld is. Als u een datalek tegenkomt, kunt u dit melden bij onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@smallingerland.nl

Na uw melding van een datalek onderzoeken wij de oorzaak en proberen de gevolgen daarvan te beperken. Als het nodig is, wordt een melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de inwoner. De gemeente houdt een (intern) register bij waarin alle veiligheidsincidenten worden geregistreerd.

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt u een klacht in dienen of bezwaar te maken bij de gemeente via de klachtpagina of bezwaarpagina.

Als u er samen niet uitkomt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een verzoek of een klacht kan de gemeente extra informatie opvragen, bijvoorbeeld een legitimatiebewijs om uw identiteit te kunnen controleren.

Als u vragen heeft over de privacyverklaring van de gemeente Smallingerland dan helpen wij u natuurlijk graag verder. U kunt hiervoor contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. Voor meer informatie over hoe de gemeente omgaat met de privacy van persoonsgegevens kunt u het Privacybeleid van de gemeente Smallingerland raadplegen.

Drachten, 1 november 2022